1. Văn phòng trọn gói là gì?
Văn phòng trọn gói (Serviced Office) là mô hình cho thuê văn phòng đã được trang bị sẵn nội thất, tiện ích và dịch vụ quản lý. Doanh nghiệp chỉ cần đưa nhân sự đến làm việc ngay, không mất thời gian mua sắm, lắp đặt hay vận hành. Các dịch vụ tiện ích của mô hình này bao gồm: nội thất, trang thiết bị văn phòng, địa chỉ đăng ký kinh doanh, phòng họp, lễ tân, khu vực pantry,... doanh nghiệp không phải bỏ ra số tiền đầu tư ban đầu.
Văn phòng trọn gói giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp tìm kiếm văn phòng linh hoạt, đầy đủ tiện nghi
2. Lợi ích khi thuê văn phòng trọn gói
Văn phòng trọn gói mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí đầu tư, tối ưu nguồn lực và tăng hiệu quả kinh doanh.
1. Tiết kiệm chi phí thi công, lắp đặt
- Văn phòng trọn gói đã cung cấp sẵn mọi thứ, doanh nghiệp không cần tốn chi phí đầu tư ban đầu vào nội thất, thiết bị văn phòng mà chỉ cần đến làm việc ngay.
- Khi thuê văn phòng trọn gói doanh nghiệp chỉ cần trả chi phí thuê cố định hàng tháng và không phát sinh các loại phí điện nước, internet, bảo trì.
- Văn phòng trọn gói có đội ngũ lễ tân, tạp vụ hay bảo vệ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự hành chính hàng tháng.
2. Tối ưu thời gian, tăng hiệu quả công việc
- Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp có thể bắt đầu làm việc ngay lập tức mà không cần thời gian thiết kế, thi công và lắp đặt nội thất.
- Các công việc hành chính như quản lý văn phòng, đón tiếp khách hàng, xử lý thư từ, bưu phẩm... đều được đội ngũ chuyên nghiệp xử lý, giúp doanh nghiệp tập trung 100% vào kinh doanh cốt lõi.
- Không gian văn phòng chuyên nghiệp, được trang bị đầy đủ tiện nghi, hiện đại, tạo môi trường làm việc thoải mái và nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên.
3. Linh hoạt diện tích và thời gian thuê
- Hợp đồng thuê văn phòng trọn gói linh hoạt theo tháng, theo quý hoặc theo năm. Doanh nghiệp có thể lựa chọn linh hoạt tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách, giúp tối chi phí hiệu quả.
- Khi quy mô nhân sự thay đổi, doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp diện tích văn phòng trong cùng tòa nhà mà không cần chuyển đến địa điểm mới.
- Đối với các doanh nghiệp muốn mở rộng chi nhánh hoặc thử nghiệm tại một thị trường mới, văn phòng trọn gói là lựa chọn tối ưu, cho phép doanh nghiệp thử nghiệm thị trường mới với chi phí thấp nhất.
4. Nâng cao uy tín của doanh nghiệp và mở rộng cơ hội hợp tác
- Vị trí các văn phòng trọn gói được đặt tại các tòa nhà hiện đại, nằm ở khu vực trung tâm, giúp thuận tiện di chuyển và giao dịch. Ngoài ra, địa chỉ văn phòng uy tín, không gian hiệu đại giúp doanh nghiệp tăng sự tin tưởng cho đối tác, khách hàng khi họ đến làm việc.
- Đối tác hoặc khách hàng đến làm việc sẽ được đón tiếp bởi đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp và sử dụng các phòng họp hiện đại, đầy đủ tiện nghi.
- Khi cùng làm việc trong một tòa nhà, doanh nghiệp dễ dàng kết nối, giao lưu và mở rộng cơ hội kinh doanh với các doanh nghiệp khác cùng tòa nhà.
5. Hạn chế rủi ro và đảm bảo an ninh
- Hợp đồng thuê văn phòng trọn gói rõ ràng, minh bạch về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên. Do đó, doanh nghiệp không phải lo lắng về các chi phí ẩn, hay tranh chấp liên quan đến hợp đồng thuê.
- Văn phòng trọn gói đều được trang bị đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp, hệ thống an ninh, camera giám sát 24/7 giúp đảm bảo an toàn cho nhân viên, khách hàng và tài sản của doanh nghiệp.
- Khi xảy ra sự cố liên quan đến cơ sở vật chất như điện, nước, điều hòa hay thiết bị văn phòng, đội ngũ kỹ thuật của tòa nhà sẽ kịp thời xử lý nhanh chóng.
6. Không gian làm việc chuyên nghiệp với đầy đủ tiện ích sẵn có
Doanh nghiệp thuê văn phòng tiện ích sẽ được cung cấp tiện ích sẵn có của tòa nhà gồm:
- Cơ sở vật chất đầy đủ: Văn phòng trọn gói cung cấp sẵn bàn ghế làm việc, tủ hồ sơ, điều hòa, hệ thống chiếu sáng đạt chuẩn.
- Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp: Mọi công việc hành chính đều có dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp từ đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp (đón tiếp khách, nhận thư từ, bưu phẩm), bảo vệ 24/7, đến dịch vụ vệ sinh hàng ngày.
- Công nghệ và kết nối: Hệ thống Internet/Wifi tốc độ cao, đường dây điện thoại và fax riêng, đáp ứng nhu cầu làm việc liên tục, không gián đoạn.
- Khu vực chung: Doanh nghiệp đều được sử dụng miễn phí khu vực pantry, khu vực tiếp khách sang trọng hoặc để khách hàng ở khu vực phòng chờ thoải mái.
- Tiện ích đi kèm khác: Doanh nghiệp còn được sử dụng phòng họp (theo số giờ miễn phí hàng tháng) và các thiết bị máy photocopy, máy in, máy fax, giúp tiết kiệm chi phí mua sắm và bảo trì.
Văn phòng trọn gói mang lại nhiều lợi ích nổi bật cho doanh nghiệp
3. Kinh nghiệm lựa chọn văn phòng trọn gói hiệu quả
Để lựa chọn văn phòng trọn gói phù hợp và hiệu quả, doanh nghiệp hãy cân nhắc những kinh nghiệm quan trọng dưới đây.
1. Vị trí chiến lược và giao thông thuận tiện
- Doanh nghiệp nên lựa chọn văn phòng tại các tòa nhà trung tâm, gần khu vực kinh doanh sầm uất, giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối, mở rộng hoạt động kinh doanh và tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng khi đến làm việc.
- Ưu tiên các địa điểm gần trạm xe buýt, ga tàu điện hoặc các tuyến đường lớn giúp thuận tiện và tiết kiệm thời gian di chuyển cho nhân viên và khách hàng.
- Ngoài ra, nên lựa chọn các tòa nhà hạng A hoặc B để đảm bảo chất lượng cơ sở vật chất, dịch vụ quản lý và nâng tầm uy tín cho doanh nghiệp.
2. Diện tích và quy mô phù hợp
- Hãy tính toán không gian phù hợp với số lượng nhân sự hiện tại và kế hoạch mở rộng trong 6 - 12 tháng, tránh tình trạng thiếu diện tích khi doanh nghiệp phát triển quy mô.
- Doanh nghiệp nên chọn đơn vị cho thuê văn phòng trọn gói cung cấp diện tích thuê linh hoạt, có thể dễ dàng điều chỉnh mở rộng hoặc thu hẹp theo quy mô doanh nghiệp. Tránh thuê văn phòng quá lớn gây lãng phí chi phí hoặc quá nhỏ gây chật chội, khó chịu.
- Dựa vào ngân sách tối đa hàng tháng mà doanh nghiệp có thể chi trả, hãy loại trừ các gói văn phòng không phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo không vượt quá kế hoạch tài chính.
3. Đánh giá tiện ích và dịch vụ đi kèm
- Khi khảo sát văn phòng, hãy kiểm tra và đánh giá chất lượng nội thất, thiết bị (bàn ghế, điều hòa, hệ thống chiếu sáng) có đạt chuẩn và phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tốc độ Internet/Wifi, hệ thống điện, an ninh 24/7 và hệ thống phòng cháy chữa cháy, đảm bảo đạt chuẩn và an toàn.
- Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra chất lượng các tiện ích chung như phòng họp, khu vực tiếp khách, khu vực bếp, nhà vệ sinh, đảm bảo không gian này luôn sạch sẽ, chuyên nghiệp, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên và đối tác.
- Doanh nghiệp nên hỏi rõ đơn vị cho thuê về các dịch vụ hỗ trợ khác như xử lý thư từ, tiếp nhận cuộc gọi, hỗ trợ IT, dịch vụ pháp lý, chỗ để xe… những dịch vụ nào được bao gồm trong gói thuê và dịch vụ nào cần trả thêm phí.
4. Hợp đồng thuê, chi phí và các điều khoản
- Yêu cầu nhà cung cấp liệt kê chi tiết các khoản chi phí trong hợp đồng, bao gồm: tiền điện, nước, phí internet, bảo trì, phí làm ngoài giờ… tránh phát sinh thêm chi phí ngoài hợp đồng và cam kết không có chi phí ẩn.
- Hãy hỏi rõ về các loại phí có thể phát sinh như phí sử dụng phòng họp sau số giờ miễn phí, phí dịch vụ, phí gửi xe hay mức tăng giá hàng năm (nếu có).
- Tìm hiểu rõ thời gian thuê tối thiểu, thủ tục gia hạn, quyền lợi và nghĩa vụ khi muốn chấm dứt hợp đồng trước hạn và mức phạt (nếu có).
- Trong hợp đồng cần ghi rõ điều khoản về việc bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất, trách nhiệm của đơn vị cho thuê và doanh nghiệp trong từng trường hợp cụ thể.
5. Đánh giá, trải nghiệm thực tế trước khi quyết định
- Trước khi ký hợp đồng, bạn hãy sắp xếp một buổi hẹn để trực tiếp đến tham quan và trải nghiệm không gian làm việc. Quan sát môi trường làm việc chung, không khí làm việc và các tiện ích dịch vụ đi kèm có phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
- Kiểm tra hạ tầng kỹ thuật và đánh giá chất lượng nội thất như bàn ghế, điều hòa, ánh sáng và không gian của văn phòng đảm bảo thoải mái và thông thoáng.
- Quan sát và đánh sự chuyên nghiệp của đội ngũ lễ tân, nhân viên quản lý thái độ đón tiếp và mức độ chuyên nghiệp để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
6. Uy tín và năng lực đơn vị cung cấp
- Ưu tiên lựa chọn những tòa nhà có chủ đầu tư rõ ràng, pháp lý đầy đủ, giấy phép xây dựng và vận hành minh bạch, tránh các rủi ro liên quan đến pháp lý.
- Lựa chọn đơn vị vận hành quản lý quốc tế hoặc chuyên nghiệp có kinh nghiệm lâu năm trên thị trường, đảm bảo dịch vụ ổn định, hệ thống an ninh an toàn và quy trình xử lý sự cố nhanh chóng.
- Hãy tìm hiểu đánh giá từ các doanh nghiệp đã thuê trước đó trên các diễn đàn, mạng xã hội hoặc qua mối quan hệ để lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín, chất lượng.
Để lựa chọn văn phòng phù hợp bạn cần lưu ý về vị trí, các tiện ích, giá thuê, điều khoản hợp đồng và uy tín của đơn vị vận hành
4. Doanh nghiệp nào nên thuê văn phòng trọn gói?
Dưới đây là những nhóm doanh nghiệp phù hợp với mô hình văn phòng trọn gói:
- Doanh nghiệp Startup hoặc công ty mới khởi nghiệp: Doanh nghiệp có vốn đầu tư ban đầu hạn chế, nên cần tối ưu chi phí vận hành. Văn phòng trọn gói giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, hợp đồng thuê ngắn hạn, có thể mở rộng/thu hẹp nhanh chóng. Ngoài ra, văn phòng trọn gói còn tạo môi trường chuyên nghiệp để gặp gỡ khách hàng, nhà đầu tư.
- Doanh nghiệp SME: Doanh nghiệp SME muốn không gian làm việc chuyên nghiệp nhưng tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu (nội thất, thiết bị, lễ tân). Văn phòng trọn gói giúp SME tập trung vào hoạt động kinh doanh thay vì quản lý, vận hành văn phòng.
- Các công ty cần mở rộng chi nhánh hoặc văn phòng tạm thời: Các doanh nghiệp này muốn thử nghiệm thị trường mới hoặc đặt văn phòng đại diện tại một tỉnh/thành phố khác với chi phí thấp nhất, không muốn rủi ro với hợp đồng dài hạn. Văn phòng trọn gói giúp doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận thị trường mới mà không tốn thời gian và chi phí setup.
- Các chuyên gia, nhóm làm việc độc lập, Freelancer: Họ cần không gian làm việc chuyên nghiệp, yên tĩnh để gặp gỡ khách hàng hoặc làm việc nhóm, không muốn làm việc tại nhà hay quán cafe. Văn phòng trọn gói có sẵn phòng họp riêng, khu vực tiếp khách sang trọng, được trang bị đầy đủ thiết bị, phù hợp cho các buổi gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác quan trọng.
- Công ty nước ngoài mới vào Việt Nam/văn phòng đại diện: Văn phòng trọn gói giúp họ nhanh chóng thiết lập văn phòng đại diện để thăm dò thị trường. Ngoài ra, văn phòng đặt tại các tòa nhà cao cấp cũng sẽ tạo ấn tượng tốt với các đối tác và khách hàng tại Việt Nam.
Văn phòng trọn gói phù hợp với các doanh nghiệp Startup, SME, doanh nghiệp nước ngoài hay nhóm làm việc độc lập
5. Sự khác biệt giữa văn phòng trọn gói và văn phòng truyền thống
Bảng so sánh chi tiết văn phòng trọn gói và văn phòng truyền thống
| Tiêu chí | Văn phòng trọn gói | Văn phòng truyền thống |
| Chi phí | Chi phí cố định, bao gồm mọi chi phí. Tiết kiệm vốn đầu tư ban đầu. | Chi phí đầu tư ban đầu lớn (setup, nội thất, thiết bị) và nhiều chi phí phát sinh hàng tháng (điện, nước, internet...). |
| Thời gian và công sức | Sẵn sàng sử dụng ngay lập tức. Đơn vị cho thuê cung cấp mọi thứ, thời gian nhanh chóng. | Mất 1-3 tháng để thi công, lắp đặt. Doanh nghiệp phải tự quản lý, bảo trì. Tốn nhiều thời gian và công sức. |
| Hợp đồng và tính linh hoạt | Hợp đồng linh hoạt, dễ dàng mở rộng/thu hẹp diện tích theo quy mô. | Hợp đồng dài hạn (2-3 năm), nếu thay đổi diện tích sẽ tốn thời gian cải tạo và chi phí setup thi công. |
| Cơ sở vật chất và dịch vụ | Được trang bị đầy đủ, có sẵn đội ngũ lễ tân, bảo vệ, vệ sinh, IT… | Doanh nghiệp tự trang bị và tuyển dụng nhân sự hành chính. |
| Rủi ro | Rủi ro thấp, không lo các vấn đề pháp lý hay phát sinh chi phí ngoài hợp đồng. | Doanh nghiệp chịu trách nhiệm toàn bộ (rủi ro, pháp lý, vận hành). |
| Đối tượng phù hợp | Phù hợp với Startup, SME, văn phòng đại diện. | Phù hợp với doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia, muốn thuê văn phòng lâu dài, chuyên nghiệp và có nguồn vốn mạnh. |
Mặc dù văn phòng trọn gói mang lại nhiều lợi ích về sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng mô hình này cũng tồn tại một số hạn chế như: diện tích thường giới hạn, ít được tùy chỉnh thiết kế. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp thuê hợp đồng ngắn hạn nhưng chi phí thuê trung bình có thể cao hơn so với diện tích thực, vì đã bao gồm tiện ích và dịch vụ đi kèm. Doanh nghiệp còn phải chia sẻ các khu vực chung như phòng họp, sảnh tiếp khách, khu vực pantry với các công ty khác gây bất tiện và thiếu sự riêng tư.
Trong khi đó, văn phòng truyền thống do ROX Lease vận hành trở thành lựa chọn tối ưu, vừa đảm bảo sự ổn định, tiện ích đầy đủ, giá thuê tiết kiệm hơn nếu doanh nghiệp thuê dài hạn, vừa có khả năng điều chỉnh diện tích linh hoạt theo quy mô phát triển. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có toàn quyền sử dụng tất cả các không gian, tùy chỉnh thiết kế theo yêu cầu, không bị giới hạn số giờ sử dụng phòng họp hay phải chờ đợi. Điều này đảm bảo tính riêng tư và chuyên nghiệp tuyệt đối, đặc biệt khi làm việc với các đối tác quan trọng.
Với kinh nghiệm phát triển và vận hành các tòa nhà văn phòng hạng A tại vị trí trung tâm như Nguyễn Chí Thanh, Goldmark City, 90 Đường Láng…, ROX Lease mang đến giải pháp văn phòng truyền thống với các ưu điểm:
- Vị trí đắc địa: Các văn phòng hạng A đặt tại trung tâm thành phố, thuận tiện di chuyển, kết nối và và giao thương.
- Tiện ích đồng bộ:
- Trang bị hệ thống PCCC tiêu chuẩn; Điều hòa trung tâm hiện đại; Máy phát điện dự phòng 100% công suất; An ninh – camera 24/7.
- Dịch vụ lễ tân - bảo trì kỹ thuật - bảo vệ chuyên nghiệp
- Bãi đỗ xe rộng rãi và dịch vụ quản lý tòa nhà đạt chuẩn.
- Đa dạng diện tích thuê: ROX Lease cung cấp diện tích thuê đa dạng, linh hoạt theo quy mô phát triển, phù hợp từ các doanh nghiệp Startup, SME đang phát triển đến các tập đoàn lớn.
- Mạng lưới cộng đồng doanh nghiệp: Các doanh nghiệp thuê văn phòng tại ROX Lease có đa dạng ngành nghề từ các thương hiệu lớn, tạo cơ hội kết nối, hợp tác và mở rộng kinh doanh.
- Dịch vụ chuyên nghiệp: Đội ngũ chuyên gia tư vấn nhiệt tình, am hiểu thị trường, hỗ trợ khách hàng từ A-Z. Cam kết đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí vận hành.
- Hợp đồng linh hoạt và rõ ràng: Điều khoản minh bạch, hỗ trợ mở rộng hoặc thu hẹp diện tích nhanh chóng, không phát sinh chi phí ẩn.
- Kết nối khách thuê dư diện tích: ROX Lease đóng vai trò đầu mối giữa các khách thuê nguyên văn phòng còn dư diện tích và doanh nghiệp cần không gian, giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo phù hợp nhu cầu và ngân sách mà không phát sinh chi phí môi giới.
Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng về các điều khoản hợp đồng, chi phí thuê, tiện ích dịch vụ và uy tín của công ty trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng
Văn phòng trọn gói là giải pháp thuê văn phòng tối ưu cho doanh nghiệp Startup, SME hay nhóm làm việc độc lập với những ưu điểm nổi bật như tiết kiệm chi phí vận hành, thời gian quản lý và không gian làm việc chuyên nghiệp, hiện đại. Nếu bạn đang tìm kiếm văn phòng có vị trí trung tâm, tiện ích đầy đủ và diện tích linh hoạt, hãy liên hệ ngay với ROX Lease để được tư vấn và hỗ trợ phù hợp với quy mô của doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ: