1. Xác định ng​ân sách và chi phí thuê văn phòng

Việc xác định rõ ngân sách và chi phí thuê văn phòng giúp doanh nghiệp chủ động tài chính, tránh phát sinh ngoài dự kiến và đảm bảo hiệu quả sử dụng lâu dài: 

Các loại chi phí thuê văn phòng

- Tiền thuê văn phòng: Đây là khoản chi phí cố định, được tính theo giá thuê diện tích (USD/m²/tháng) - mức giá niêm yết của tòa nhà.

- Phí quản lý tòa nhà (trung bình 3 - 6 USD/m2): Bao gồm các dịch vụ chung như an ninh, vệ sinh, bảo trì hệ thống kỹ thuật, chi phí vận hành khu vực công cộng.

- Chi phí tiện ích: Các khoản phí như điện, nước, internet, điều hòa (có thể được tính riêng hoặc gộp chung).

- Thuế VAT: 10% Áp dụng trên tổng tiền thuê và phí dịch vụ theo quy định của pháp luật.

- Các chi phí phát sinh khác: Chi phí gửi xe, phí làm ngoài giờ, sử dụng phòng họp, khu pantry dùng chung, phí làm thêm bảng tên công ty.

Xác định ngân sách hợp lý

- Tính tổng chi phí thực tế: Bao gồm giá thuê, phí dịch vụ, phí điện nước, phí gửi xe và phí bảo trì hệ thống để ra tổng chi phí thực tế thuê chính xác.

- Dự trù tăng giá thuê: Giá thuê văn phòng có thể tăng theo thị trường hoặc chu kỳ hợp đồng. 

- Xác định giới hạn chi phí: Chi phí thuê văn phòng không vượt quá 30% chi phí vận hành doanh nghiệp. Đây là con số gợi ý giúp doanh nghiệp cân đối tài chính, đảm bảo nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh và không gây áp lực nếu chi phí quá lớn.

Xác định chính xác giá thuê và các khoản chi phí g​iúp doanh nghiệp lựa chọn được mặt bằng phù hợp với nhu cầu và ngân sách.

2. Lựa chọ​n vị trí văn phòng phù hợp

Lựa chọn vị trí văn phòng thuận lợi giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, đảm bảo thuận tiện cho cả nhân viên và đối tác, nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp. 

- Chọn vị trí văn phòng nên gần trung tâm nằm ở các trục đường chính, gần trạm xe buýt hoặc ga tàu điện ngầm sẽ giúp việc di chuyển thuận tiện cho nhân viên, khách hàng và đối tác. 

- Khu vực có đầy đủ dịch vụ hỗ trợ như ngân hàng, quán ăn, bãi giữ xe… đáp ứng nhu cầu hàng ngày của nhân viên và thuận tiện gặp gỡ đối tác. 

- Ưu tiên thuê văn phòng có khu vực an ninh, môi trường làm việc chuyên nghiệp đảm bảo an toàn và xây dựng hình ảnh uy tín cho doanh nghiệp.

- Vị trí văn phòng nên phù hợp với ngành nghề kinh doanh. Nếu doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực công nghệ, đặt văn phòng tại khu vực có nhiều công ty cùng ngành sẽ giúp bạn dễ dàng kết nối, hợp tác và tuyển dụng nhân tài. Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính hoặc tư vấn, lựa chọn văn phòng tại khu vực trung tâm tài chính giúp nâng cao uy tín.

- Doanh nghiệp nên cân nhắc khu vực có nhiều lựa chọn văn phòng với diện tích đa dạng giúp dễ dàng mở rộng không gian làm việc khi quy mô phát triển.

​

3. Xác định diện tích thuê văn phòng

Tính toán diện tích văn phòng khoa học sẽ giúp tối ưu chi phí và đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả.

Diện tích dựa trên số lượng nhân sự

- Theo chuyên gia, trung bình mỗi nhân sự cần từ  4 - 6 m²/người ể đảm bảo không gian làm việc thoải mái, bao gồm cả lối đi.

- Với các công việc cần nhiều thiết bị hoặc có khu vực lưu trữ riêng (ví dụ: thiết kế, kỹ thuật, kho tài liệu), doanh nghiệp nên cộng thêm diện tích phù hợp.

Cân nhắc không gian cho các khu vực chức năng

Ngoài khu vực làm việc cá nhân, văn phòng cần có thêm các không gian hỗ trợ khác:

- Khu làm việc chung.

- Phòng họp, tiếp khách.

- Khu pantry, nghỉ ngơi.

- Kho lưu trữ tài liệu, thiết bị.

Gợi ý tính nhanh: Tổng diện tích thuê = (Số nhân sự × 5.5m²) + diện tích phụ trợ (25–30%).

Dự trù diện tích theo kế hoạch mở rộng

- Diện tích thuê linh hoạt: Chọn tòa nhà có nhiều mặt bằng cùng tầng hoặc dễ mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô.

- Dự trù thêm diện tích: Nếu có kế hoạch tuyển thêm nhân sự trong 6–12 tháng tới, hãy cộng thêm khoảng 10–15% diện tích để tránh phải chuyển văn phòng quá sớm, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Lựa chọn văn phòng tại vị trí trung tâm, gần các phương tiện công cộng thuận tiện cho việc di chuyển và nâng cao uy tín cho thương hiệu

​4. Xác định thời gia​n thuê 

Việc xác định rõ thời hạn thuê văn phòng giúp doanh nghiệp chủ động đàm phán hợp đồng, hạn chế rủi ro pháp lý và tạo sự ổn định trong hoạt động lâu dài.

- Thời gian thuê phổ biến: từ 2-3 năm, nên có điều khoản gia hạn thêm 1 – 2 năm.

- Doanh nghiệp mới thành lập, Startup, doanh nghiệp nhỏ (SME): Nên cân nhắc hợp đồng ngắn hạn 12 - 18 tháng tại các tòa nhà linh hoạt hoặc văn phòng trọn gói. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp khi cần.

- Đối với doanh nghiệp đã ổn định, cần văn phòng riêng: Nên chọn hợp đồng dài hạn 3 năm trở lên để tối ưu chi phí thi công, setup nội thất, thương lượng giá tốt hơn và tạo sự ổn định lâu dài cho công ty.

5. Lựa chọn loại ​hình văn phòng phù hợp

Việc lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tạo môi trường thuận lợi và đáp ứng đúng nhu cầu thực tế. Các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay:

- Văn phòng truyền thống: Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, cần không gian riêng, bảo mật thông tin, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, ổn định lâu dài.

- Văn phòng chia sẻ: Phù hợp với công ty Startup, freelancer, doanh nghiệp nhỏ muốn tiết kiệm chi phí, linh hoạt sử dụng và tạo điều kiện kết nối, mở rộng quan hệ hợp tác.

- Văn phòng trọn gói: Doanh nghiệp nước ngoài mới vào thị trường, công ty startup, chi nhánh nhỏ dịch vụ đầy đủ, không cần đầu tư ban đầu.

- Văn phòng linh hoạt (hybrid office): Phù hợp với doanh nghiệp theo mô hình hybrid hoặc doanh nghiệp cần sự linh hoạt cao, thuê theo giờ/ngày/tháng tùy nhu cầu thực tế.

- Văn phòng làm việc chung (Coworking Space): Phù hợp với Freelancer, nhóm dự án, startup công nghệ, cộng đồng sáng tạo cần môi trường kết nối và mở rộng cơ hội hợp tác.

​6. Cân nhắc các tiện íc​​h đi kèm khi thuê văn phòng

Không gian làm việc hiện đại, đầy đủ tiện ích không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tạo sự chuyên nghiệp, giúp giữ chân nhân sự và gây ấn tượng với khách hàng, đối tác.

- Dịch vụ quản lý tòa nhà: Bao gồm an ninh 24/7, vệ sinh khu vực chung, bảo trì hệ thống (thang máy, điều hòa), và dịch vụ lễ tân, đảm bảo môi trường làm việc ổn định.

- Tiện nghi có sẵn: Kiểm tra xem văn phòng đã có sẵn hệ thống chiếu sáng, điều hòa, phòng cháy chữa cháy, và kết nối internet tốc độ cao, tạo sự thuận tiện không bị gián đoạn khi làm việc.

- Ứng dụng quản lý tòa nhà, truy cập bằng thẻ từ, tiêu chuẩn PCCC A+, giúp bảo vệ an toàn cho con người và tài sản.

7. Khảo sát thực tế,​ đánh giá văn phòng định thuê

Khảo sát thực tế văn phòng là bước quan trọng để doanh nghiệp nắm được ưu - nhược điểm của mặt bằng, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn và tránh rủi ro phát sinh sau này.

Kiểm tra vị trí và môi trường xung quanh

- Mức độ thuận tiện giao thông, khoảng cách đến trung tâm, bến xe, ga tàu, sân bay. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc di chuyển của nhân viên, khách hàng và đối tác.

- Khu vực lân cận có đầy đủ tiện ích như ngân hàng, quán ăn, cửa hàng tiện lợi, bãi gửi xe, để hỗ trợ nhu cầu sinh hoạt và giao dịch hàng ngày.

- Đánh giá mức độ an ninh và môi trường làm việc xung quanh.

Đánh giá hạ tầng và trang thiết bị

8. Xem xét hợp đồng đ​iều khoản thuê văn phòng và yếu tố pháp lý

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần xem xét đọc đọc kỹ hợp đồng thuê văn phòng và kiểm tra yếu tố pháp lý. Điều này đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp và tránh rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình sử dụng.

Điều khoản hợp đồng thuê văn phòng

- Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn: Ghi rõ thời gian thuê (thường 2-3 năm) và hợp đồng cần ghi rõ thời gian thông báo trước và các điều khoản gia hạn để doanh nghiệp chủ động kế hoạch.

- Quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê: Bao gồm việc duy trì và bảo trì cơ sở vật chất (thang máy, điều hòa, hệ thống điện), đảm bảo an ninh, và cấp phép cho doanh nghiệp sử dụng văn phòng hợp pháp.

- Quyền và nghĩa vụ của bên thuê: Doanh nghiệp sử dụng văn phòng đúng mục đích, giữ gìn tài sản chung, và thanh toán đầy đủ các khoản phí đúng hạn.

- Điều khoản chấm dứt hợp đồng sớm: Hợp đồng cần nêu rõ các trường hợp được phép chấm dứt hợp đồng trước hạn, thời gian thông báo trước và mức phạt (nếu có). Đồng thời cần làm rõ điều kiện chuyển nhượng hoặc cho thuê lại.

- Điều khoản tăng giá thuê hằng năm: Hợp đồng nên quy định rõ mức tăng giá tối đa sau mỗi chu kỳ thuê (thường là 2-3 năm). Thông thường mức tăng phổ biến thường không quá 10%.

- Phạm vi trách nhiệm bảo trì - sửa chữa - cải tạo mặt bằng: Hợp đồng phải chỉ rõ những phần nào thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư và những phần nào do doanh nghiệp tự thực hiện.

Lưu ý về yếu tố pháp lý

- Chức năng tòa nhà theo giấy phép xây dựng: Tòa nhà phải có chức năng văn phòng thương mại, không phải căn hộ, khách sạn hay officetel.

- Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy (PCCC): Đây là điều kiện bắt buộc để xin giấy phép đăng ký kinh doanh.

- Khả năng đăng ký kinh doanh tại địa chỉ thuê: Doanh nghiệp cần xác nhận từ ban quản lý tòa nhà về việc cho phép đăng ký giấy phép kinh doanh tại địa chỉ thuê.

9. Tìm đến sự hỗ trợ ​từ những đơn vị thuê văn phòng và chủ đầu tư uy tín

Doanh nghiệp hợp tác với các đơn vị môi giới thuê văn phòng uy tín hoặc lựa chọn chủ đầu tư chuyên nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế tối đa rủi ro.

Lợi ích khi nhờ đơn vị đơn vị thuê văn phòng uy tín

- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm nhờ các đơn vị có kho dữ liệu mặt bằng phong phú, đa dạng về diện tích, vị trí và mức giá.

- Doanh nghiệp được hỗ trợ tư vấn phương án phù hợp với nhu cầu, ngân sách và đặc thù ngành nghề.

- Nhờ am hiểu thị trường và kinh nghiệm thực tế, họ có thể giúp doanh nghiệp đạt mức giá thuê và điều khoản hợp đồng có lợi hơn.

- Họ có kinh nghiệm xử lý các hồ sơ và hợp đồng, giúp bạn giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo hợp đồng thuê rõ ràng, chặt chẽ.

Tiêu chí lựa chọn chủ đầu tư và đơn vị cho thuê uy tín

- Uy tín và kinh nghiệm, năng lực triển khai các dự án văn phòng trước đó, được thị trường đánh giá cao.

- Quy trình làm việc rõ ràng, phản hồi nhanh chóng hỗ trợ kịp thời trong suốt thời gian thuê.

- Hợp đồng thuê, giấy tờ pháp lý minh mạch và chuyên nghiệp đảm bảo quyền lợi cho khách thuê. Về chi phí quản lý, chi phí bảo trì, lộ trình tăng giá đều minh bạch và công khai

- Hệ thống chăm sóc khách thuê chuyên nghiệp, có bộ phận tiếp nhận và hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả khi gặp sự cố.

- Hỗ trợ thương lượng và điều chỉnh diện tích thuê khi doanh nghiệp có nhu cầu.

- Các tiện ích có sẵn như hệ thống điều hòa, thang máy, phòng cháy chữa cháy, và khu vực đỗ xe đạt chuẩn.

- Website, fanpage, hotline được cập nhật thường xuyên và có nhiều phản hồi tích cực từ khách hàng.

- Hợp tác với nhiều tòa nhà và chủ đầu tư lớn, đảm bảo có nhiều lựa chọn phù hợp.

Ưu điểm nổi bật khi thuê văn phòng tại TNL Lease

TNL Lease thành viên của ROX Group, là một trong những đơn vị cho thuê văn phòng uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật khi bạn chọn thuê văn phòng tại TNL Lease.

 1. Vị trí chiến lược, dễ dàng kết nối

- Các tòa nhà văn phòng đều nằm tại các tòa nhà hạng A, B ở vị trí trung tâm hoặc khu vực kinh doanh sôi động.

- Vị trí đắc địa giúp việc di chuyển của nhân viên trở nên thuận tiện thuận và tạo điều kiện kết nối nhanh chóng đến các ngân hàng, nhà hàng, bến xe, và sân bay.

- Vị trí văn phòng đẹp góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp.

2. Hệ thống tòa nhà hiện đại, tiện nghi đầy đủ

- Các tòa nhà được trang bị hệ thống thang máy tốc độ cao, hệ thống PCCC đạt chuẩn và hệ thống điều hòa trung tâm, đảm bảo môi trường làm việc an toàn và thoải mái.

- Không gian làm việc thoáng đãng, nhiều ánh sáng tự nhiên, đảm bảo môi trường làm việc trong lành và hiệu quả.

- Thiết kế cách âm tốt, mang đến sự yên tĩnh, tăng năng suất làm việc.

3. Diện tích linh hoạt – Hỗ trợ mở rộng/thu hẹp

- TNL cung cấp diện tích thuê văn phòng linh hoạt từ <100 m² đến >1.000 m² phù hợp với văn phòng nhỏ cho startup đến mặt bằng lớn cho doanh nghiệp mở rộng.

- Sự linh hoạt này giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp diện tích theo từng giai đoạn phát triển của công ty.

4. Chính sách giá và hợp đồng linh hoạt

- Giá thuê cạnh tranh, minh bạch, không phí ẩn.

- Các điều khoản hợp đồng chặt chẽ, minh bạch, đồng thời hỗ trợ gia hạn hoặc điều chỉnh diện tích khi doanh nghiệp có nhu cầu. 

- TNL Lease luôn lắng nghe và đưa ra những giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu riêng của từng khách hàng.

5. Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7

- Đội ngũ lễ tân, bảo vệ, kỹ thuật trực 24/24, sẵn sàng hỗ trợ mọi tình huống.

- Hệ thống quản lý chuyên nghiệp đảm bảo vận hành ổn định, tạo sự yên tâm cho khách thuê.

Hy vọng với 9 kinh nghiệm thuê văn phòng từ A-Z trên, bạn đã có thêm những gợi ý thiết thực để tránh sai lầm và lựa chọn văn phòng phù hợp với ngân sách và quy mô doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị thuê văn phòng chuyên nghiệp, uy tín và đa dạng tại Hà Nội và TP.HCM, hãy liên hệ ngay với TNL Lease để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.

Thông tin liên hệ: