Văn phòng công ty là không gian làm việc chung cho cả nhân viên và lãnh đạo, là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh, quản lý, điều hành, giao dịch, trao đổi thông tin và làm việc nhóm. Đây là nơi tập trung nhân sự của công ty thực hiện công việc hằng ngày, tổ chức họp, tiếp đón khách hàng, đối tác và lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Văn phòng công ty đóng vai trò là nơi làm việc mà còn là bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp, thể hiện phong cách, văn hóa và mức độ chuyên nghiệp của tổ chức. Có 2 tiêu chí phân loại văn phòng:

• Phân loại theo mô hình hoạt động doanh nghiệp

• Phân loại theo tiêu chuẩn và chất lượng

1. Các loại văn phòng theo mô hình hoạt động doanh nghiệp

Dưới đây là các loại hình văn phòng theo mô hình hoạt động doanh nghiệp tại Việt Nam, phù hợp với mô hình kinh doanh khác nhau của các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài: 

1.1. Văn phòng làm việc truyền thống

Văn phòng làm việc truyền thống là loại hình văn phòng phổ biến nhất hiện nay, được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Đây là mô hình có không gian làm việc riêng biệt, được thuê theo diện tích, sau đó doanh nghiệp sẽ tự thiết kế, bố trí nội thất và phân chia khu vực theo nhu cầu. Văn phòng truyền thống được phân chia không gian rõ ràng với các phòng ban và vị trí làm việc riêng biệt, phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn, có sự ổn định về nhân sự và tài chính.

Ưu điểm

• Đảm bảo tính riêng tư cao, xây dựng được văn hóa doanh nghiệp riêng.

• An toàn dữ liệu, bảo mật thông tin tốt hơn so với loại hình văn phòng chia sẻ.

• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín với khách hàng và đối tác.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu lớn cho nội thất, trang thiết bị và thiết kế không gian.

• Thiếu tính linh hoạt, rủi ro khi doanh nghiệp muốn mở rộng hoặc thu hẹp quy mô.

• Tốn nhiều thời gian và công sức quản lý, vận hành.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm văn phòng truyền thống phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tối ưu chi phí, hãy liên hệ ngay với TNL - một trong những đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng tại Việt Nam. Với hệ thống tòa nhà hiện đại cùng dịch vụ quản lý chất lượng, TNL mang tới cho khách hàng không gian làm việc tiện nghi trong những tòa nhà văn phòng hạng A, đáp ứng nhu cầu của cả doanh nghiệp vừa và lớn.

Văn phòng làm việc truyền thống vẫn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp nhờ tính riêng tư và độ bảo mật cao

1.2. Văn phòng ảo (Virtual Office)

Văn phòng ảo là mô hình cho phép doanh nghiệp thuê địa điểm để có địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp. Văn phòng chỉ là nơi đại diện tiếp nhận thư từ, giấy tờ, chỉ sử dụng văn phòng này khi có việc cần. Không gian làm việc không cố định, chi phí cực thấp, chỉ sử dụng địa chỉ để giao dịch. Mô hình doanh nghiệp này phù hợp với các startup, doanh nghiệp kinh doanh online, doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường tại một khu vực mới.

Ưu điểm:

• Chi phí cực thấp, tiết kiệm tối đa so với thuê văn phòng truyền thống.

• Giúp doanh nâng cao hình ảnh, uy tín với địa chỉ kinh doanh ở khu vực trung tâm.

• Linh hoạt làm việc từ xa, phù hợp với xu hướng hiện đại.

Nhược điểm:

• Không có không gian làm việc thực tế, gây bất tiện khi cần gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác.

• Khó quản lý nhân sự nếu không có không gian làm việc chung.

1.3. Văn phòng chung (Co-working space)

Trong bối cảnh xu hướng làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến, trở thành lựa chọn được nhiều cá nhân và doanh nghiệp trẻ ưa chuộng. Đây là mô hình văn phòng có không gian làm việc chung, nơi nhiều cá nhân, doanh nghiệp làm việc cùng nhau, chia sẻ các tiện nghi và dịch vụ cần thiết. Văn phòng làm việc chung phù hợp với Freelancer, startup, đội nhóm nhỏ, các công ty muốn tìm kiếm sự linh hoạt, giảm chi phí mà vẫn có không gian làm việc chuyên nghiệp.

Ưu điểm:

• Chi phí thuê rẻ hơn so với văn phòng truyền thống hay trọn gói.

• Môi trường năng động, sáng tạo, mở ra cơ hội kết nối, mở rộng quan hệ với cộng đồng doanh nghiệp.

• Được hỗ trợ đầy đủ tiện ích hiện đại, không cần lo về quản lý hay vận hành.

Nhược điểm: 

• Thiếu riêng tư, dễ bị phân tâm khi làm việc chung trong không gian mở.

• Khó xây dựng văn hóa doanh nghiệp độc đáo.

• Tính bảo mật thông tin không cao, tiềm ẩn rủi ro về bảo mật thông tin và dữ liệu.

1.4. Văn phòng chia sẻ (Shared Office)

Hiện nay, văn phòng chia sẻ là loại hình văn phòng ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Mô hình này, thường là một văn phòng lớn được chia nhỏ thành nhiều không gian riêng biệt cho các công ty nhỏ thuê. Loại hình này phù hợp với các công ty nhỏ, đội nhóm cần không gian riêng nhưng vẫn muốn tiết kiệm chi phí.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí hơn văn phòng truyền thống.

• Doanh nghiệp vẫn có không gian làm việc riêng biệt để đảm bảo sự tập trung trong công việc.

• Dễ dàng kết nối và mở rộng quan hệ với các doanh nghiệp khác trong cùng tòa nhà và tầng làm việc.

Nhược điểm

• Tính riêng tư không cao bằng văn phòng truyền thống do vẫn chia sẻ không gian và một số dịch vụ chung.

Văn phòng làm việc chia sẻ giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo sự riêng tư, chuyên nghiệp​

1.5. Văn phòng trọn gói (Serviced Office)

Văn phòng trọn gói là mô hình cho thuê văn phòng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính tiện lợi và linh hoạt. Đây là mô hình cho thuê văn phòng đã được trang bị đầy đủ nội thất và tiện ích cần thiết như bàn ghế, máy lạnh, internet tốc độ cao đến điện, nước, dịch vụ lễ tân, bảo vệ. Mô hình này phù hợp với các công ty mới thành lập, văn phòng đại diện, dự án ngắn hạn hoặc các doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian setup nhưng vẫn cần không gian làm việc chuyên nghiệp.

Ưu điểm:

• Nhanh chóng, tiện lợi, có thể bắt đầu làm việc ngay, không tốn thời gian setup.

• Chi phí minh bạch, rõ ràng, không phát sinh thêm chi phí ẩn.

• Linh hoạt về thời gian thuê (theo tháng, quý, năm) tùy nhu cầu của doanh nghiệp.

Nhược điểm

• Chi phí cao hơn một chút so với văn phòng truyền thống nếu thuê dài hạn.

1.6. Văn phòng xanh (Biophilic Office)

Trong xu hướng phát triển bền vững hiện nay, văn phòng xanh ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Đây là loại hình văn phòng được thiết kế theo hướng thân thiện với môi trường, sử dụng các vật liệu từ thiên nhiên và tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên. Mô hình này đem lại môi trường làm việc trong lành, thoải mái và thư giãn cho nhân viên. Văn phòng xanh phù hợp với các công ty sáng tạo, doanh nghiệp muốn xây dựng môi trường làm việc bền vững và chú trọng vào trải nghiệm nhân viên.

Ưu điểm:

• Cải thiện sức khỏe tinh thần và thể chất cho nhân viên, giảm căng thẳng và mệt mỏi.

• Có khả năng thúc đẩy sự tập trung, tăng cường hiệu suất làm việc và kích thích sự sáng tạo.

• Tạo không gian làm việc trong lành, gần gũi với thiên nhiên, góp phần bảo vệ môi trường.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu và chi phí bảo dưỡng cao do sử dụng vật liệu tự nhiên, hệ thống chiếu sáng - thông gió đặc thù.

• Cần có chuyên gia thiết kế và bảo trì để đảm bảo tính thẩm mỹ và vận hành hiệu quả.

1.7 Văn phòng thông minh (Smart Office)

Trong kỷ nguyên số văn phòng thông minh là mô hình văn phòng tích hợp công nghệ (IoT, AI) để tự động hóa các tác vụ, tối ưu hóa không gian và nâng cao trải nghiệm làm việc. Loại hình văn phòng này thường được trang bị hệ thống chiếu sáng, điều hòa, an ninh tự động, cùng với các tiện ích như đặt chỗ phòng họp thông minh hay quản lý tài nguyên hiệu quả. Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp công nghệ, doanh nghiệp lớn muốn xây dựng hình ảnh tiên phong, hiện đại.

Ưu điểm

• Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc nhờ ứng dụng công nghệ trong quản lý và vận hành.

• Tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, thu hút nhân tài.

• Tiết kiệm năng lượng, tối ưu chi phí vận hành trong dài hạn nhờ các hệ thống thông minh.

Nhược điểm

• Chi phí đầu tư ban đầu cao, đặc biệt cho thiết bị và hạ tầng công nghệ.

• Cần có đội ngũ chuyên môn để quản lý, vận hành và bảo trì hệ thống.

1.8. Căn hộ văn phòng (Officetel)

Căn hộ văn phòng trở thành xu hướng mới, là mô hình kết hợp giữa căn hộ chung cư và văn phòng làm việc. Đây là mô hình kết hợp giữa căn hộ chung cư và văn phòng làm việc, cho phép người thuê vừa sinh sống vừa làm việc trong cùng một không gian. Loại hình này phù hợp với các startup, doanh nghiệp nhỏ, freelancer hoặc chuyên gia nước ngoài muốn tìm một không gian tiện lợi, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp.

Ưu điểm

• Tối ưu chi phí thuê và sinh hoạt vì kết hợp cả hai chức năng.

• Tận dụng tối đa thời gian, không mất công di chuyển.

• Có thể đăng ký kinh doanh hợp pháp tại địa chỉ căn hộ văn phòng.

Nhược điểm

• Khó tách biệt giữa cuộc sống cá nhân và công việc.

• Một số tòa nhà có thể giới hạn thời gian hoạt động của văn phòng.

2. Phân loại văn phòng theo tiêu chuẩn và chất lượng tòa nhà

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các loại văn phòng hạng A - B - C

3. Hướng dẫn lựa chọn loại văn phòng phù hợp

Dưới đây là những tiêu chí giúp bạn chọn được loại hình văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp. 

1. Quy mô và số lượng nhân sự

Để lựa chọn văn phòng phù hợp cần dựa trên quy mô và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi giai đoạn phát triển khác nhau sẽ có nhu cầu riêng về không gian, tiện ích và chi phí.

- Startup, đội nhóm nhỏ (<10 người): Ở giai đoạn đầu, ngân sách thường hạn chế, nhân sự còn ít nên ưu tiên văn phòng chung, văn phòng ảo hoặc căn hộ văn phòng để tối ưu chi phí và linh hoạt. 

- Doanh nghiệp vừa và nhỏ (10 - 50 người): Ở giai đoạn này, doanh nghiệp đã có sự ổn định có thể chọn văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng trọn gói để tiết kiệm chi phí setup ban đầu và có không gian làm việc riêng biệt.

- Doanh nghiệp lớn (>50 người): Doanh nghiệp quy mô lớn cần không gian rộng rãi, chuyên biệt, văn phòng truyền thống là lựa chọn tối ưu để xây dựng văn hóa và bảo mật thông tin. Đây là giải pháp lâu dài, giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa, giữ chân nhân tài và tạo dựng uy tín với khách hàng, đối tác.

2. Ngân sách

Ngân sách là yếu tố then chốt quyết định loại văn phòng mà doanh nghiệp lựa chọn. Việc tính toán kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và đảm bảo hoạt động ổn định lâu dài.

- Xác định khả năng chi trả: Chi phí thuê văn phòng (bao gồm dịch vụ, điện nước) nên chiếm khoảng 5 - 15% tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp.  Tỷ lệ này giúp doanh nghiệp duy trì sự cân đối, vừa có không gian làm việc chuyên nghiệp, vừa không ảnh hưởng hoạt động kinh doanh.

- Tính các khoản liên quan: Khi lựa chọn văn phòng, bạn cần tính toán đầy đủ các khoản chi phí bao gồm tiền thuê, phí dịch vụ quản lý, điện nước, internet, chi phí setup ban đầu và các khoản phát sinh khác. Việc này giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác, tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến. 

- So sánh & chọn phương án tối ưu: Sau khi đã tính toán đầy đủ các khoản chi phí và xác định khả năng chi trả, ban cần so sánh, đánh giá các mô hình (truyền thống, trọn gói, chia sẻ…) để tìm loại văn phòng vừa phù hợp nhu cầu vừa nằm trong ngân sách. 

3. Lựa chọn vị trí

Lựa chọn vị trí phù hợp giúp thuận tiện cho việc di chuyển, nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

- Chọn văn phòng gần khu vực trung tâm hoặc các khu vực kinh doanh sầm uất giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc gặp gỡ, trao đổi với khách hàng và đối tác. 

- Vị trí văn phòng nên nằm trên các tuyến đường lớn, gần các các phương tiện công cộng, bãi đỗ xe rộng rãi, tiện ích xung quanh, thuận lợi cho việc di chuyển của nhân viên, khách hàng và đối tác.

- Chọn văn phòng có môi trường xung quanh an toàn và chuyên nghiệp bao gồm an ninh 24/7, dịch vụ tiện ích đầy đủ như nhà hàng, quán café, ngân hàng, trung tâm thương mại. Bên cạnh đó, môi trường làm việc chuyên nghiệp, có nhiều doanh nghiệp uy tín cùng hoạt động, tạo điều kiện kết nối và mở rộng kinh doanh.

4. Văn hóa và phong cách làm việc

Lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp với văn hóa và phong cách làm việc giúp nâng cao hiệu quả, sự tập trung và tạo động lực cho nhân viên.

- Doanh nghiệp cần sự tập trung, bảo mật: Chọn văn phòng truyền thống hoặc văn phòng trọn gói với không gian riêng biệt, tính bảo mật cao. Các mô hình này có môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp nhân viên không bị phân tâm và đảm bảo an toàn cho dữ liệu nội bộ của công ty.

- Doanh nghiệp ưu tiên sự sáng tạo, kết nối: Văn phòng chung (Co-working Space) là môi trường lý tưởng để mở rộng mối quan hệ, thảo luận và trao đổi, từ đó tạo ra những ý tưởng đột phá và nguồn cảm hứng mới.

- Doanh nghiệp ưu tiên sự linh hoạt, làm việc từ xa: Văn phòng ảo là giải pháp hiệu quả để có địa chỉ kinh doanh mà không cần đến văn phòng làm việc trực tiếp. Đây là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí và linh hoạt, phù hợp với startup hoặc doanh nghiệp online.

5. Đánh giá cơ sở hạ tầng & tiện ích

Khi lựa chọn văn phòng, việc đánh giá cơ sở hạ tầng và tiện ích đi kèm là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả và tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên.

- Lựa chọn tòa nhà hiện đại, có thiết kế phù hợp nhu cầu sử dụng, từ diện tích, bố trí phòng ban đến không gian chung, giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. 

- Văn phòng nên có các tiện ích đi kèm như điều hòa trung tâm, thang máy tốc độ cao, bãi đỗ xe rộng rãi, khu pantry, lễ tân và phòng họp.  Những tiện ích này giúp nâng cao trải nghiệm làm việc và tạo môi trường chuyên nghiệp cho nhân viên và đối tác.

- Văn phòng cần đảm bảo an ninh 24/7 và hệ thống phòng cháy chữa cháy đạt chuẩn, tạo môi trường làm việc an toàn, bảo vệ tài sản và thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

- Dịch vụ quản lý & bảo trì chuyên nghiệp như quản lý tòa nhà, bảo trì thiết bị, vệ sinh, bảo vệ. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính, giảm thiểu thời gian và công sức quản lý.

 

Hy vọng rằng những thông tin trên về các loại văn phòng phổ biến hiện nay giúp bạn lựa chọn được văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp. Mỗi loại hình văn phòng đều có đặc điểm và ưu - nhược điểm riêng, việc nắm rõ các loại hình giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn chính xác, vừa đảm bảo hình ảnh thương hiệu, vừa tối ưu chi phí vận hành. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm văn phòng phù hợp, hãy liên hệ ngay với TNL Lease để được tư vấn loại hình văn phòng hiện đại, linh hoạt và phù hợp ngân sách của doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ:

• Trụ sở chính: Tầng 26, ROX Tower, 54A Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa, Hà Nội

• Hotline tư vấn: 093 221 1688 (miễn phí cước gọi)

• Website: https://tnl-lease.vn/

• Fanpage: facebook.com/tnlleasing