Hiện nay có nhiều mẫu hợp đồng thuê văn phòng được ban hành với n​ội dung và mục đích khác nhau

2. Hợp đồng thuê văn phòng là gì? Nội dung cần có trong hợp đồng

Theo Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê sử dụng trong một thời hạn nhất định và bên thuê có nghĩa vụ trả tiền. 

Đối với hợp đồng thuê văn phòng, đây là văn bản thỏa thuận pháp lý giữa bên cho thuê (có thể là chủ sở hữu văn phòng hoặc người được ủy quyền hợp pháp) và bên thuê, nhằm xác định quyền sử dụng văn phòng trong một thời hạn cụ thể cùng các nghĩa vụ liên quan đến việc thanh toán chi phí thuê.

Các chủ thể trong hợp đồng phải đáp ứng điều kiện pháp lý theo Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 119 Luật Nhà ở 2014. Cụ thể:

- Bên cho thuê: Phải là chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền hợp pháp, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự (nếu là cá nhân) hoặc tư cách pháp nhân (nếu là tổ chức).

- Bên thuê: Nếu là cá nhân trong nước, chỉ cần có năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật. Nếu là cá nhân nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài, phải thuộc đối tượng được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo Luật Nhà ở 2014.

Một hợp đồng thuê văn phòng chặt chẽ không chỉ giúp cả hai bên yên tâm thực hiện thỏa thuận, mà còn đóng vai trò là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết khi phát sinh tranh chấp. Theo Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng cần có các nội dung cơ bản sau:

- Thông tin pháp lý của các bên (tên doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện pháp luật, hoặc thông tin cá nhân).

- Địa chỉ và diện tích văn phòng cho thuê (xác định vị trí, số tầng, diện tích sử dụng và diện tích chung).

- Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn.

- Giá thuê, tiền đặt cọc và phương thức thanh toán.

- Điều khoản về sửa chữa, bảo trì, nâng cấp văn phòng.

- Quy định chấm dứt hợp đồng và bồi thường khi vi phạm.

- Các điều khoản bổ sung như dịch vụ đi kèm (bảo vệ, vệ sinh), quyền sử dụng tiện ích chung (bãi xe, thang máy), hay cam kết bảo mật thông tin.

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản thỏa thuận pháp lý giữa bên cho thuê và bên thuê

3. Hướng d​ẫn soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng hiệu quả

Việc soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng là một bước quan trọng, bởi các điều khoản trong hợp đồng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả bên thuê lẫn bên cho thuê. Để có một hợp đồng chặt chẽ, minh bạch và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên:

- Lựa chọn mẫu hợp đồng phù hợp: Trước khi bắt đầu soạn thảo, các bên nên tham khảo những mẫu hợp đồng có sẵn từ các nguồn uy tín. Mỗi loại hợp đồng có thể có sự khác biệt tùy theo mục đích thuê (ngắn hạn, dài hạn, văn phòng chia sẻ…), vì vậy việc chọn mẫu phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.

- Xác định rõ các điều khoản và quy định: Đây là phần quan trọng nhất trong hợp đồng, cần được ghi chi tiết và cụ thể để tránh hiểu nhầm hoặc tranh chấp sau này. Một số điều khoản bắt buộc phải có:

-> Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn.

-> Giá thuê, phí dịch vụ và phương thức thanh toán.

-> Tiền đặt cọc, điều kiện hoàn trả.

-> Quyền và nghĩa vụ của hai bên (sử dụng, bảo trì, sửa chữa…).

-> Chính sách chấm dứt hợp đồng và bồi thường.

Bao gồm thông tin pháp lý đầy đủ của các bên: Hợp đồng cần ghi chính xác thông tin về:

Các điều khoản trong hợp đồng ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả bên thuê lẫn bên cho thuê

4. Nhữ​ng lỗi thường gặp trong hợp đồng thuê văn phòng

Trong quá trình ký kết hợp đồng thuê văn phòng, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải những sai sót khiến hợp đồng thiếu chặt chẽ, tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Một số lỗi điển hình gồm:

- Thiếu hoặc không rõ ràng về các điều khoản: Đây là lỗi phổ biến nhất khi hợp đồng không ghi rõ chi tiết về giá thuê, thời hạn, chi phí phát sinh hay điều kiện chấm dứt. Việc này dễ dẫn đến hiểu nhầm và tranh chấp sau này.

- Không rà soát kỹ các phụ lục và cam kết đi kèm: Ngoài hợp đồng chính, nhiều thỏa thuận còn kèm phụ lục về dịch vụ, phí bảo trì, hoặc trách nhiệm quản lý. Nếu doanh nghiệp bỏ qua hoặc không kiểm tra kỹ, dễ phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến và khó khăn trong quá trình thực hiện.

- Không có chính sách đổi trả hoặc chấm dứt trước hạn: Nhiều hợp đồng bỏ qua điều khoản về việc doanh nghiệp cần chuyển văn phòng hoặc muốn chấm dứt hợp đồng sớm. Khi không có quy định cụ thể, bên thuê dễ gặp khó khăn trong việc lấy lại tiền cọc hoặc thương lượng với bên cho thuê.

- Chấp nhận các điều khoản bất lợi do bên cho thuê áp đặt: Nhiều hợp đồng được soạn sẵn theo mẫu của bên cho thuê, trong đó cài cắm điều khoản có lợi cho họ. Ví dụ: có quyền tăng giá sau 6 tháng hoặc chấm dứt hợp đồng bất cứ lúc nào với lý do “lấy lại mặt bằng”, khiến bên thuê rơi vào thế bị động. Điều này khiến bên thuê bị động và dễ rơi vào thế yếu.

- Thực hiện không đúng các điều khoản đã thỏa thuận: Có trường hợp bên cho thuê không bàn giao văn phòng đúng hiện trạng, hoặc bên thuê chậm thanh toán, sử dụng sai mục đích. Nếu không có cơ chế xử lý rõ ràng, tranh chấp sẽ phát sinh và gây thiệt hại cho cả hai bên.

Nhìn chung, những rủi ro này đều xuất phát từ việc hợp đồng thiếu minh bạch và doanh nghiệp chủ quan khi ký kết. Vì vậy, lựa chọn một đơn vị cho thuê văn phòng uy tín, có hợp đồng rõ ràng, đầy đủ pháp lý là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp yên tâm hoạt động.

​

Nhiều rủi ro này đều xuất phát từ việc hợp đồng thiếu minh bạch và doanh nghiệp chủ quan khi ký kết

5.​ TNL – Giải pháp văn phòng với hợp đồng minh bạch, an toàn

Trong bối cảnh thị trường bất động sản cho thuê ngày càng cạnh tranh, tính minh bạch và an toàn pháp lý trong hợp đồng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp an tâm phát triển dài hạn. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê bất động sản, TNL cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp văn phòng chuyên nghiệp đi kèm hợp đồng rõ ràng, đảm bảo quyền lợi song phương.

- Hợp đồng rõ ràng: TNL xây dựng hợp đồng thuê văn phòng theo tiêu chuẩn minh bạch, chi tiết về điều khoản, giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và yên tâm khi ký kết.

- Quy trình an toàn – bảo vệ quyền lợi: Các điều khoản về chi phí, quyền lợi và trách nhiệm đều được quy định cụ thể, hạn chế rủi ro và tranh chấp trong quá trình hợp tác.

- Dịch vụ hỗ trợ toàn diện: Ngoài không gian văn phòng hạng A, khách hàng còn được tư vấn pháp lý, hỗ trợ thủ tục thuê, cùng hệ sinh thái tiện ích đồng bộ từ vận hành, an ninh, lễ tân đến marketing cho doanh nghiệp.

- Linh hoạt trong lựa chọn diện tích và thời hạn thuê: Doanh nghiệp có thể dễ dàng chọn diện tích phù hợp theo từng giai đoạn phát triển, cùng thời hạn thuê linh hoạt đáp ứng nhu cầu ngắn hạn hoặc dài hạn.

- Uy tín được khẳng định: Với hơn 1.200.000 m² sàn cho thuê, tỷ lệ lấp đầy cao và đối tác tin cậy như FPT, MSB, SSI, LINE, Starbucks, TNL trở thành điểm đến hàng đầu của các doanh nghiệp trong và ngoài nước.

- Vị trí chiến lược – gia tăng giá trị thương hiệu: Các tòa nhà của TNL tọa lạc tại những vị trí trung tâm, thuận lợi kết nối, góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.

TNL không chỉ cho thuê văn phòng, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp bằng sự minh bạch, an toàn và chuyên nghiệp. Liên hệ ngay TNL để được chuyên gia tư vấn miễn phí và nhận mẫu hợp đồng thuê văn phòng chuẩn, minh bạch.

Việc hiểu rõ hợp đồng thuê văn phòng là gì, các nội dung bắt buộc cũng như những điều khoản quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi lâu dài. Một bản hợp đồng minh bạch, chi tiết không chỉ là cơ sở pháp lý khi có tranh chấp mà còn tạo sự yên tâm để doanh nghiệp tập trung phát triển kinh doanh.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thuê văn phòng với hợp đồng rõ ràng, an toàn và chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay TNL để được đội ngũ chuyên gia tư vấn miễn phí và cung cấp mẫu hợp đồng chuẩn pháp lý.

Thông tin liên hệ & CTA

- Trụ sở chính: Tầng 26, ROX Tower, 54A Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa, Hà Nội

- Hotline tư vấn: 093 221 1688 (miễn phí cước gọi)

- Website: https://tnl-lease.vn/ 

- Fanpage: facebook.com/tnlleasing